｜イベント開催の背景と課題

神戸迎賓館にて、約80名が参加する歓迎会・送別会を開催しました。
新入社員の歓迎と退職者の送別を兼ねた場として、「主役としっかり話せること」と「部署を越えた交流が生まれること」を目的としています。

80名規模は、大人数すぎず全体が見渡せる一方で、「なんとなく同じメンバーで固まってしまう」という課題が起こりやすい規模でもあります。

また、主役が複数いる場合、全員と十分に会話できないまま時間が過ぎてしまうケースも少なくありません。

そこで今回は、
・主役と関われる“きっかけ”をつくる
・人の動きに偏りが出ない配置にする
この2点を軸に設計しました。

具体的には、フォトスポットと花束贈呈の導線を連動させ、主役の周りに自然と人が集まる流れを設計。
さらに、会場中央に立ち止まりやすいスペースをつくることで、人の流れが偏らず、全体に交流が広がるよう工夫しています。

｜当日の進行

当日は、歓談を中心にしながらも、主役にしっかりフォーカスする時間を設け、メリハリのある進行としました。

18:00　開会・ウェルカム演出（席札・ウェルカムボード設置）
18:15　乾杯・挨拶
18:20　ビュッフェ開始・自由交流（前半）
18:50　主役挨拶・花束贈呈
19:20　フォトスポット撮影・自由交流（後半）
20:20　二次会案内・自由交流
20:50　閉会挨拶
21:00　おひらき

進行のポイントは、「主役の時間を一度しっかり取る」こと。
歓談の途中で短く挟むのではなく、全体の流れが一度落ち着いたタイミングで実施することで、参加者全員が自然と注目できる環境をつくっています。

また、フォトスポットは後半に時間を確保し、
「挨拶後に写真を撮りに行く → そのまま会話が広がる」
という流れを意図的に設計。結果として、特定の場所に人が集中せず、会場全体に動きが生まれました。

｜ご利用の感想

担当者コメント
80名規模は自由度が高い分、設計次第で交流の質が大きく変わると感じました。今回は主役の周りに自然と人が集まる仕掛けをつくることで、無理のない形で会話が広がる場になりました。

お客様の声（匿名）

「普段関わりの少ないメンバーとも自然に話せた」「主役としっかり話す時間が持てた」といった声が多く、交流と節目の両方を大切にした会としてご満足いただけました。